Persondatapolitik

Hos FlexVirk ApS bestræber vi os altid på at beskytte dine personlysninger bedst muligt. Her i vores persondata- og privatlivspolitik kan du finde informationer om vores behandling og beskyttelse af personlige oplysninger.

Persondataansvarlig

FlexVirk ApS (CVR-nummer: 3844 7734) beliggende på Messingvej 32B, 8940 Randers SV er dataansvarlig for de personoplysninger der behandles, når du er kunde, samarbejdspartner eller medarbejder hos os. 

Du kan til hver en tid kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, John Stecher Christensen, via post@flexvirk.dk.

Formålet med behandlingen af personoplysningerne

FlexVirk har forskellig håndtering af følgende områder:

Hjemmeside

Når du besøger FlexVirk ApS’ websted, indsamles der information om besøgets adfærd, med det formål at indsamle statistik om hjemmesidens brug. Retsgrundlaget for behandlingen sker under databeskyttelsesforordningens legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f), da oplysninger om besøgenes adfærd ikke overtræder de grundlæggende rettigheder. Der indsamles alene anonymiserede oplysninger, med mindre den besøgende selv angiver personoplysninger, fx i vores kontaktformularer (se afsnit om kontaktformular). Oplysningerne vil ikke blive videregivet til en tredjepart uden for FlexVirk ApS.

  • Der benyttes ikke cookies på FlexVirks ApS’ websted. Det betyder at du ikke vil blive mødt af et pop-up vindue, hvor der skal gives samtykke til, at FlexVirk ApS kan sætte cookies på din enhed.

  • På FlexVirk ApS’ websted kan der linkes til samarbejdspartneres eller andres hjemmesider. Vi holdes ikke ansvarlig for de linkede hjemmesiders indhold eller deres indsamling af personoplysninger.

  • Ved benyttelse af vores kontaktformularer på FlexVirk ApS’ websted indsamles der alene de generelle kontaktoplysninger, som du selv angiver, såsom navn, e-mail og telefonnummer samt det du eventuel skriver i beskedfeltet. Formålet med disse oplysninger er behandling af din henvendelse til os. Retsgrundlaget for behandlingen sker under databeskyttelsesforordningens legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f). Oplysningerne vil ikke blive videregivet til tredjepart uden for FlexVirk ApS.

Jobansøgninger

Når FlexVirk ApS modtager en jobansøgning, behandler vi de personoplysninger der fremgår i ansøgningen, med det formål at vurdere ansøgeren i forbindelse med den stilling, der søges. Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne sker under databeskyttelsesforordningens legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f). De oplysninger, som FlexVirk ApS behandler, er kontaktoplysninger, ansøgning, CV, uddannelsesbeviser samt eventuelle anbefalinger og referencer. Medarbejderens kontaktoplysninger vil kunne blive delt med vores kunder som tredjepart. Andre oplysninger vi modtager herudover, vil ikke blive videregivet til tredjepart uden for FlexVirk ApS.

Kunde

Som kunde hos FlexVirk ApS behandles personoplysningerne med formålet for fakturering efter bogføringslovens regler samt at kunne fremsende fakturaen pr. e-mail. Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne sker under databeskyttelsesforordningens hensyn til overholdelse af aftale om købet af serviceydelser (artikel 6, stk. 1, litra b). Oplysningerne vi indhenter hos vores kunder, vil ikke blive videregivet til anden part uden for FlexVirk ApS.

Facebookside

FlexVirk ApS indsamler og behandler de personoplysninger der fremgår, når du besøger vores Facebookside, hvilket primært vil være navn. Formålet med denne behandling af oplysninger er, at FlexVirk ApS skal kunne markedsføre os overfor mulige kunder, bevare de henvendelser vi får samt andre lignende formål. Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne sker under databeskyttelsesforordningens legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f). FlexVirk ApS behandler ikke oplysninger fra Facebook, der kræver samtykkeerklæring. De personoplysninger der behandles, videregives ikke til tredjepart uden for FlexVirk ApS.

Den konkrete Facebookside der administreres af FlexVirk ApS er: www.facebook.com/FlexVirk

Hvem overfører og videregiver vi personoplysninger til?

FlexVirk ApS har indgået en databehandleraftale med ProLøn, som er den virksomhed der udarbejder løn til vores medarbejdere, og regnskabsprogrammet E-conomic. FlexVirk ApS er derfor dataansvarlig for de oplysninger vi overlader til ProLøn og E-conomic, der er vores databehandlere. De indgåede databehandleraftaler fastslår, at begge parter i den enkelte aftale behandler oplysninger i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler. De oplysninger der videregives til vores databehandlere, vil være identifikationsoplysninger såsom navn, adresse og e-mail.

Udover vores databehandlere, er det FlexVirk ApS der selv behandler de personoplysninger, der modtages. Det betyder, at det kun er FlexVirk ApS, der har adgang til oplysningerne, og oplysningerne bliver ikke brugt til andre formål end lønsystemet ProLøn og regnskabsprogrammet E-conomic.

I visse tilfælde kan vi under retlig forpligtelse videregive personoplysninger til eksterne organisationer. Det kan være jobcentre, SKAT, pensionselskaber eller lignende. Disse eksterne organisationer vil selv blive dataansvarlige overfor de personoplysninger, vi videregiver, da de selv bestemmer formålet med oplysninger mv.  

Den registreredes rettigheder
  • I henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 13, har du en række muligheder:
  • Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som FlexVirk ApS behandler om dig
  • Du har ret til at få opdateret og rettet de personoplysninger, FlexVirk ApS har registreret om dig
  • Du har ret til at bede FlexVirk ApS om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger, hvis du ikke ønsker at alle registrerede data skal indgå i behandlingen
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger, som FlexVirk ApS har registreret om dig
  • Du har ret til dataportabilitet, dvs. ret til at få udleveret alle dine personoplysninger i et læsbart format
  • Har vi oplysninger fra dig baseret på et samtykke, har du altid ret til at trække samtykket tilbage
  • Du har ret til at henvende dig til FlexVirk ApS, hvis du har spørgsmål eller en klage over behandlingen af dine personoplysninger. Ligeledes har du ret til at klage til Datatilsynet

Ønsker du en udskrift af dine personoplysninger, at få opdateret dine personoplysninger, at gøre indsigelser eller anmode om at få oplysninger slettet, kan du kontakte FlexVirk ApS på post@flexvirk.dk. Når vi har modtaget din anmodning og vi har sikret din identitet, igangsætter vi processen.

Slettepolitik

Oplysninger om personer, som behandles hos FlexVirk ApS, slettes når der ikke længere er grund til at behandle eller opbevare de konkrete data.

FlexVirk ApS er særlig opmærksom ved følsomme oplysninger. Følsomme oplysninger er oplysninger om: race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data (f.eks. ansigtsbilleder) med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Det er som udgangspunkt forbudt at behandle følsomme persondata, medmindre man har en angiven lovlig grund til det. Derfor skal følsomme persondata også opbevares og behandles for så kort en periode som muligt, hvilket er noget FlexVirk ApS bestræber sig på at gøre.

  • Vi gemmer følgende oplysninger:
  • Ansøgninger: Personoplysningerne gemmes hos FlexVirk i 6 måneder efter afslag
  • Kommende medarbejdere: Leder en ansøgning til ansættelse, gemmes ansøgning og CV samt andre oplysninger hos FlexVirk ApS, når samtykkeerklæringen er modtaget
  • Ansatte: Alle relevante oplysninger behandles og gemmes hos FlexVirk ApS
  • Opsagte medarbejdere: Alle oplysninger der ikke er relevante slettes, undtagelsesvis ansættelseskontrakt og opsigelse, der må gemmes i 5 år hos FlexVirk ApS
Ændringer

FlexVirk ApS kan foretage opdateringer af eller tilføjelser til ovenstående erklæring om behandling af personoplysninger. Den nyeste opdatering vil altid være tilgængelig på FlexVirk ApS’ websted. 

Sidst opdateret 30.11.2020